HJEMMEKONTOR: På grunn av coronaviruset som herjer over hele kolden, jobber mange ansatte nå hjemmefra. Denne artikkelen presenterer noen råd for å hjelpe deg på veien. (Foto/illustrasjon: Shutterstock)

 

Hvordan jobbe effektivt hjemmefra: Tips og råd

På bare noen få uker har coronapandemien snudd verden på hodet; landegrenser er stengt, virksomheter har lukket dørene og ansatte er bedt om å jobbe hjemmefra hvis mulig – alt i et forsøk på å hindre spredningen av coronaviruset.

Av Mari Kristine Buckholm, 18. mars 2020

Smart Innovation Norway er i den heldige posisjonen at selskapet er godt forberedt på en situasjon hvor alt må skje digitalt på ulike plattformer. I øyeblikket sitter alle de ansatte på hjemmekontor. Men – hvordan jobber du effektivt hjemmefra?

Selvstendig fremgangsmåte

Hvis du er en av dem som sliter med å konsentrere deg på hjemmekontor, i omgivelser du vanligvis ikke blander med jobb og hvor det finnes litt for mange potensielle distraksjoner, kan du kanskje lære noe av Heidi Tuiskula, seniorforsker og internasjonal prosjektleder hos Smart Innovation Norway. Hun er godt kjent med hjemmekontor takket være hennes mange jobbreiser og fjernarbeid fra sitt hjemland, Finland.

– Å jobbe hjemmefra krever en mer selvstendig fremgangsmåte i hvordan du legger opp arbeidsdagen og oppgavene dine. Du mangler samarbeidet og den sosiale impulsen du får gjennom den uformelle praten forsvinner ofte ved bruk av digitale verktøy for å gjennomføre møter. Samtidig kan det hjelpe på konsentrasjonen at du ikke stadig blir forstyrret av lydene og støynivået i et åpent kontorlandskap eller når noen kommer innom pulten din for å spørre om noe kjapt, sier Tuiskula.

Utfordringer og fordeler

Hun anser den største utfordringen ved å jobbe hjemmefra som det å holde de vanlige samarbeidsmetodene og kommunikasjonen med kolleger gående.

– I tillegg kan det være utfordrende å lage klare skiller mellom hjemmetid og hjemmekontor-tid, slik at du ikke ender opp med å jobbe døgnet rundt, bemerker hun.

Det er imidlertid flere fordeler ved å jobbe hjemmefra også, ifølge Tuiskula (bildet), særlig hvis du vet hvordan du kan utnytte dem.

– For meg betyr hjemmekontoret bedre konsentrasjon til vitenskapelige oppgaver. Spesielt når jeg skriver rapporter eller forskningsartikler, gir de rolige omgivelsene bedre forutsetninger for et best mulig resultat. Det tillater også fleksibilitet rundt det å organisere dagen i henhold til mine arbeidsbehov. For eksempel, når vi samarbeider med internasjonale partnere, trenger vi iblant å holde møter utenfor vanlig arbeidstid. Jobber man hjemmefra, kan man dele opp dagen sin og returnere til hjemmekontoret om kvelden for å ha en telefon- eller videosamtale med en partner i en annen tidssone.

Behold vanlige rutiner

Smart Innovation Norways internasjonale prosjektleder har mange års erfaring med hjemmekontor og har hatt tid til å lære seg hvordan hun kan være på sitt beste når hun jobber hjemmefra.

– Først og fremst har jeg investert i nødvendig utstyr til et profesjonelt hjemmekontor-oppsett for å sikre et helsemessig sunt og produktivt miljø. Jeg bruker daglige lister over gjøremål for å organisere dagen, jeg bruker digitale samarbeidsformer i tillegg til gode, gamle telefonsamtaler for å holde kontakten med kolleger og partere, og jeg gjør mitt beste for å slå av datamaskinen etter arbeidsdagen for å ha en avslappende kveld uten jobb, forklarer Tuiskula.Hun legger til:

– Jeg gjør mine vanlige «før jobb»-rutiner hver morgen, selv om det kan være fristende bare å sitte i pysjen hele dagen. Dette gir meg en profesjonell følelse, du vet «kle deg for suksses». Jeg prøver også å ta jevnlige pauser som jeg ville gjort på jobbkontoret for å sikre nødvendig konsentrasjon.

Heidis topp 5-tips for en effektiv dag på hjemmekontoret:

  1. Start med å lage et rolig sted å jobbe, sørg for at du har en god stol og alt nødvendig utstyr du trenger for en produktiv dag.
  2. Analyser din vanlige arbeidsdag og tenk på hvilke endringer du trenger å gjøre med dine jobbrutiner i denne hjemmekontor-situasjonen. Går du ofte bort til kollegene dine for å be om hjelp eller idémyldre? Kanskje du nå kan sende han/hun en melding i Teams-chatten eller ringe? Setter du ofte opp spontane møter med kolleger? Disse kan organiseres som en telefon- eller videokonferanse i stedet. Bruk «to do»-lister eller andre verktøy for oppgavestyring – og lag daglige mål for å sikre fremdrift.
  3. Husk å ta pauser. Et gjennomsnittlig menneske klarer ikke konsentrere seg i mer enn 45 minutter av gangen, og enda kortere om ettermiddagen.
  4. Sørg for at hjemmekontoret ikke løper over hele dagen; vi trenger alle fritid til å holde oss friske og innovative. Samtidig bør du sørge for at hjemmekontor-timene ikke blir forstyrret av fritidsgjøremål, slik at du holder deg produktiv.
  5. Hold kontakten med kolleger, også med dem du ikke aktivt samarbeider med. Du trenger litt uformell prat og sosiale impulser i løpet av dagen, så glem ikke kaffemaskin-samtalene.